Факсимильные акты выполненных работ

Подписание актов выполненных работ при помощи факсимиле

Для оперативного выставления счетов-фактур по поставкам продавец может воспользоваться факсимиле. Так проще поставщику. Однако затем покупателя ждет неприятная ситуация. Налоговая инспекция проведет камеральную проверку и откажет в возмещении суммы НДС, уплаченной при приобретении товара.
Чиновники полагают, что счета-фактуры с факсимильными оттисками подписей руководителя и главного бухгалтера не дают фирме право на возмещение НДС. Дело в том, что если поставщик оформил счета-фактуры с нарушениями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса, то покупатель не сможет получить вычет из бюджета. А пункт 6 предусматривает, что этот налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Хотя законодатели не дают прямых указаний на то, что автографы должны быть «живыми», инспекторы считают, что пункт 6 не предоставляет возможности использовать клише. Кроме того, факсимильные счета-фактуры даже нельзя зарегистрировать в книге покупок и книге продаж, поскольку они не соответствуют «установленным нормам их заполнения» (письма УФНС по г. Москве от 9 марта 2005 г. N 19-14/14327, МНС от 21 апреля 2004 г. N 03-1-08/1039/17, УМНС по г. Москве от 1 сентября 2003 г. N 11-14/47605).
Судьи в свою очередь становятся на сторону фирм. Ведь уточнений о характере подписи нет ни в Налоговом кодексе, ни в правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства от 2 декабря 2000 г. N 914). Например, ФАС Московского округа считает, что законодательство не запрещает проставлять факсимиле в счетах-фактурах. Это клише является аналогом «живой» подписи. Если фирма заплатила за товар и оприходовала его по этим налоговым регистрам, заверенным поставщиком, то у налоговой нет оснований отказывать в возмещении НДС. Поэтому инспекторы также не вправе оштрафовать компанию в случае представления факсимильно заверенных счетов-фактур за неуплату или неполную уплату налога в результате занижения базы по статье 122 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 3 ноября 2004 г. N КА-А40/10060-04, от 28 мая 2003 г. N КА-А40/2727-03).
Несмотря на то что в столице суд решал дела в пользу фирм, в других регионах служители Фемиды становились на сторону инспекторов. Судьи отказывали налогоплательщикам в возможности использования факсимиле (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 г. N А05-2381/04-13, ФАС Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. N Ф03-А16/04-2/1111).
Поэтому решения московского суда в пользу налогоплательщиков не должны вводить бухгалтеров в заблуждение. Возможно, фирме не стоит принимать от поставщиков счета-фактуры с факсимиле, поскольку ответственность за эти документы «ляжет на плечи» покупателя. Именно покупатель недополучит из бюджета оплаченный НДС. А судиться за каждую «бумажку» небольшой компании не по силам.

Случается, что в момент подписания договора, приема новых сотрудников, выставления счетов-фактур директора или главного бухгалтера нет на рабочем месте. При этом другие сотрудники не наделены соответствующими полномочиями. Однако производственный процесс не должен останавливаться из-за отсутствия руководства. Решением проблемы может стать использование факсимиле.
Но, к сожалению, ставить на документах клише не всегда правомерно.
Факсимиле представляет собой клише, которое воспроизводит личную подпись. С помощью него можно оптимизировать документооборот. Руководитель должен заранее составить инструкцию и указать в ней работника, ответственного за хранение этой печати, а также сотрудников, которые имеют право ставить факсимиле руководителя на документы. Кроме того, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи.

Применении факсимильной подписи на актах выполненных работ

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Кировской области» (далее – учреждение) является федеральным бюджетным учреждением, осуществляющим свою деятельность на основании устава. Учреждение оказывает санитарно-гигиенические, бактериологические и вирусологические исследования за плату сверх задания и по внебюджетной деятельности, при этом с заказчиками (потребителями) услуг заключаются договоры с использованием факсимильного воспроизведением личной подписи руководителя учреждения. Условиями договора предусмотрено использование факсимиле на актах оказанных услуг, т.е. стороны при совершении сделки соглашаются на использование факсимильного воспроизведения подписи. Гражданский кодекс Российской Федерации признает факсимильное воспроизведение подписи аналогом собственноручной подписи. Однако, поскольку случаи и порядок использования факсимильной подписи законодательством не урегулированы, применение ее на практике может вызвать споры с проверяющими органами, о чем свидетельствует неоднозначная позиция арбитражной практики судов. Просим пояснить позицию налогового органа о применении факсимильной подписи на актах выполненных работ / оказанных услуг, в случае если это предусмотрено соглашением сторон?

В соответствии с приведенным материалом чиновники настаивают на том, что на бухгалтерских и налоговых документах (в том числе на актах выполненных работ (оказанных услуг)) проставлять нужно живую подпись. Так как ни в Налоговом кодексе, ни в федеральном законе о бухучете нет прямых указаний на то, что живую подпись на документах можно заменить факсимильной.

Тема: Факсимиле на актах выполненных работ

Статья 9, пункт 2:
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Факсимильная подпись на актах

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возможность использования факсимильной подписи на актах приема-передачи выполненных работ должна быть прямо предусмотрена договором. В некоторых случаях возможность ее использования устанавливается судом исходя из практики, сложившейся в процессе взаимоотношений сторон. Однако в любом случае нельзя исключить вероятность возникновения споров с налоговыми органами в связи с использованием такой подписи, разрешать которые организации придется в суде.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, ГК РФ признает факсимильное воспроизведение подписи аналогом собственноручной подписи. Однако, поскольку случаи и порядок использования факсимильной подписи законодательством не урегулированы, применение ее на практике может вызвать вопросы.
В силу вышеуказанной нормы возможность и порядок применения такой подписи на актах приема-передачи выполненных работ должны быть четко предусмотрены сторонами в договоре. В противном случае такие акты могут быть не признаны судами в качестве документов, подтверждающих факт выполнения работ по договору (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26.11.2009 N А32-24509/2007, Московского округа от 24.02.2009 N КГ-А40/1171-09, Поволжского округа от 19.02.2010 N А72-10043/2009).
Вместе с тем на основании ст. 431 ГК РФ, если буквальное значение условий договора не позволяет определить его содержание, судом должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом во внимание принимаются все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение сторон. Поэтому, помимо прямого указания в тексте договора, возможны случаи признания надлежаще оформленными актов приема-передачи с факсимильными подписями исходя из практики, сложившейся в процессе взаимоотношений сторон (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А56-40101/2006). Однако, на наш взгляд, возможность и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи все-таки лучше предусмотреть в тексте договора.
Следует также учитывать, что в силу положений ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) акт приема-передачи выполненных работ является первичным учетным документом и, поскольку его форма не предусмотрена альбомами унифицированных форм, он должен содержать все перечисленные в этой статье обязательные реквизиты. Среди таких реквизитов — личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Также ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предусматривают использование в учетных документах факсимильной подписи.
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в письме от 01.06.2010 N 03-07-09/33 посчитал невозможным давать разъяснения по вопросам заполнения унифицированных форм первичных учетных документов, в том числе товарной накладной и актов оказанных услуг (выполненных работ), поскольку это не относится к его компетенции, а также порекомендовал в таких вопросах руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах. При этом использование факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур признается Департаментом недопустимым. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России (смотрите, например, письма от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, от 17.05.2005 N ММ-6-03/404@, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11).
Сложившаяся арбитражная практика по вопросу использования факсимильной подписи на первичных документах достаточно противоречива.
Так, в ряде случаев суды указывали, что использование факсимиле на первичных документах неправомерно, поскольку законодательство о бухгалтерском учете не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13). Однако следует учитывать, что приведенные решения в основном касаются споров о возмещении сумм НДС и подписания счета-фактуры, порядок оформления которого регламентируется налоговым законодательством (ст. 169 НК РФ). Тем не менее даже и по таким спорам бывают противоположные решения судов (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 N А42-4217/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 N А82-6555/2006-37, ФАС Поволжского округа от 26.03.2009 N А55-6067/2008). Порядок же оформления актов выполненных работ налоговым законодательством не регулируется.
В известных случаях рассмотрения споров об оформлении актов приемки выполненных работ суды признают возможность использования факсимиле на таких документах. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 25.06.2007 N КГ-А40/5478-07 судом установлено, что факсимильная подпись генерального директора на накладной была поставлена по его распоряжению и возражений со стороны контрагента в рассматриваемой ситуации не последовало.
Еще в одном постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Вышеприведенная арбитражная практика показывает, что использование факсимильного воспроизведения подписи на актах приема-передачи выполненных работ может быть предусмотрено договором, но это не исключает риск предъявления претензий со стороны налоговых органов и в таком случае правомерность его применения придется отстаивать в суде.

Можно ли акт выполненных работ подписывать при помощи факсимиле

в предыдущей редакции ст. 9 Закона № 996 относительно реквизита «личная подпись» было указано «. или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции». К таким данным вполне можно отнести факсимильную подпись лица;

Кроме того, в Обобщающей консультации № 1047 речь шла об оформлении при помощи факсимиле таких документов, как налоговая отчетность, налоговые накладные, налоговые уведомления-решения и направления на проверку. Но для этих документов есть свои специальные правила оформления, которые прямо предусмотрены специальными нормативными документами.

Возможно ли использование факсимильной подписи на актах выполненных работ? (С

Нормативная база. Также необходимо иметь в виду, что согласно пункту 37 Постановления Правительства РК от 21 декабря 2011 года № 1570 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти подписываются руководителем организации или, по его поручению первым заместителем.

Положения Гражданского кодекса. Пунктом 2 статьи 152 Гражданского кодекса установлено, что сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота. Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

Где можно использовать факсимиле в России в 2019 году

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

• Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
• образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
• действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
• период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Можно ли принять к учету акты выполненных работ с факсимильной подписью и оригинальной печатью

Организация-поставщик услуг предоставила акты выполненных работ с факсимильной подписью и оригинальной печатью. Договором на оказание услуг использование факсимильной подписи не предусмотрено. Но и запрет на ее использование не прописан. Имеет ли право организация-покупатель принять данные акты к учету и взять суммы по ним в расходы при налогообложении прибыли?

Нет, принимать к вычету НДС и учитывать расходы по документам с факсимильной подписью нельзя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Ставить факсимиле на документах можно в переписке с контрагентами. Для налогового учета такие документы не оправдывают расходы.

Возможно ли проставление факсимильной подписи в актах о приемке выполненных работ? Какими внутренними документами организации (локальными актами) можно закрепить правила использования факсимильной подписи

Современными специалистами высказывается предложение о закреплении правил использования факсимиле внутри организации в локальном нормативном акте, включая перечень должностных лиц, ответственных за хранение факсимиле*(249).

Для того чтобы легализовать использование факсимиле при оформлении акта о приемке выполненных работ, можно использовать два пути. Во-первых, отдельным соглашением контрагентов установить равную юридическую силу собственноручной подписи уполномоченного лица и ее аналога (факсимиле). В этом случае и договор, и все документы, составляемые в процессе исполнения его условий, в том числе акты о приемке выполненных работ, могут подписываться с помощью факсимиле. Во-вторых, непосредственно в договор можно включить условие о правомерности использования факсимиле в документах, оформляющих исполнение договорных условий (актах, приложениях, дополнениях и проч.).

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Факсимильные акты выполненных работ

Вопрос: Вправе ли организация использовать акт выполненных работ с факсимильной подписью при подтверждении расходов в целях исчисления налога на прибыль, если данное право предусмотрено в договоре подряда?

Ответ: Если в договоре подряда установлено, что факсимильная подпись на акте выполненных работ допускается, то такое оформление не противоречит нормам гражданского законодательства. Однако при подтверждении расходов по налогу на прибыль возможны претензии со стороны налоговых органов по поводу надлежащего оформления первичных документов.

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

• сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
• сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
• ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
• ускорение работы бухгалтерии.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Акт сдачи-приемки, переданный посредством факсимильной связи, может быть признан надлежащим доказательством выполнения работ

Письмом исх. N 05/08 от 14.01.2008 в адрес истца ответчик сообщал, что акт N 4 сдачи-приемки выполненных работ им подписан и находится в бухгалтерии (л. д. 17 т. 2). Указанное письмо также представлено в виде факсимильной копии, которая также позволяет установить, что она исходит от ответчика, поскольку содержит номер его факса и дату отправки — 14.01.2008.

В соответствии с пунктом 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

Акта выполненных работ

В соответствии с п. 64 указанного Постановления стороны вправе согласовать, что акт выполненных работ направляется исключительно предусмотренным договором способом. В этом случае направление такого акта иным способом (например, ценным письмом с описью вложения вместо согласованного в договоре направления курьером) будет считаться ненадлежащим.

Внимание! Пленум Верховного Суда РФ в п. 65 Постановления от 23.06.2015 N 25 разъяснил, что юридически значимое сообщение может быть направлено в любой форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, если иное не установлено законом, договором, не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон. При выборе формы необходимо учитывать наличие возможности достоверно установить впоследствии, от кого исходило сообщение и кому было адресовано.

Использование при подписи первичных документов факсимили

документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле. С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.

Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положения, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя. Кстати, образец подписи доверенного лица также должен быть оригинальным. К такому же выводу приходят и судьи ( постановление ФАС Уральского округа от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ).