Факсимильная печать на актах услуг разъяснение

Факсимильная печать на актах услуг разъяснение

Вопрос: Медицинская организация планирует заказать изготовление печати организации с факсимильной подписью руководителя. Допустимо ли ставить такую печать на договоре об оказании медицинских услуг, а также при выдаче справки об оплате медицинских услуг для представления в налоговые органы?

Ответ: Учитывая позицию налоговых органов, использование факсимильной подписи на справке об оплате медицинских услуг, которая является финансовым документом, может привести к отказу в социальном вычете пациенту. Факсимильная подпись на договоре об оказании медицинских услуг правомерна, если условие об использовании такой подписи включено в текст договора.

Можно ли принять к учету акты выполненных работ с факсимильной подписью и оригинальной печатью

Нет, принимать к вычету НДС и учитывать расходы по документам с факсимильной подписью нельзя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Ставить факсимиле на документах можно в переписке с контрагентами. Для налогового учета такие документы не оправдывают расходы.

Организация-поставщик услуг предоставила акты выполненных работ с факсимильной подписью и оригинальной печатью. Договором на оказание услуг использование факсимильной подписи не предусмотрено. Но и запрет на ее использование не прописан. Имеет ли право организация-покупатель принять данные акты к учету и взять суммы по ним в расходы при налогообложении прибыли?

Факсимильная подпись на актах

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возможность использования факсимильной подписи на актах приема-передачи выполненных работ должна быть прямо предусмотрена договором. В некоторых случаях возможность ее использования устанавливается судом исходя из практики, сложившейся в процессе взаимоотношений сторон. Однако в любом случае нельзя исключить вероятность возникновения споров с налоговыми органами в связи с использованием такой подписи, разрешать которые организации придется в суде.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, ГК РФ признает факсимильное воспроизведение подписи аналогом собственноручной подписи. Однако, поскольку случаи и порядок использования факсимильной подписи законодательством не урегулированы, применение ее на практике может вызвать вопросы.
В силу вышеуказанной нормы возможность и порядок применения такой подписи на актах приема-передачи выполненных работ должны быть четко предусмотрены сторонами в договоре. В противном случае такие акты могут быть не признаны судами в качестве документов, подтверждающих факт выполнения работ по договору (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26.11.2009 N А32-24509/2007, Московского округа от 24.02.2009 N КГ-А40/1171-09, Поволжского округа от 19.02.2010 N А72-10043/2009).
Вместе с тем на основании ст. 431 ГК РФ, если буквальное значение условий договора не позволяет определить его содержание, судом должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом во внимание принимаются все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение сторон. Поэтому, помимо прямого указания в тексте договора, возможны случаи признания надлежаще оформленными актов приема-передачи с факсимильными подписями исходя из практики, сложившейся в процессе взаимоотношений сторон (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 N А56-40101/2006). Однако, на наш взгляд, возможность и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи все-таки лучше предусмотреть в тексте договора.
Следует также учитывать, что в силу положений ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) акт приема-передачи выполненных работ является первичным учетным документом и, поскольку его форма не предусмотрена альбомами унифицированных форм, он должен содержать все перечисленные в этой статье обязательные реквизиты. Среди таких реквизитов — личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Также ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предусматривают использование в учетных документах факсимильной подписи.
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в письме от 01.06.2010 N 03-07-09/33 посчитал невозможным давать разъяснения по вопросам заполнения унифицированных форм первичных учетных документов, в том числе товарной накладной и актов оказанных услуг (выполненных работ), поскольку это не относится к его компетенции, а также порекомендовал в таких вопросах руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах. При этом использование факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур признается Департаментом недопустимым. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России (смотрите, например, письма от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, от 17.05.2005 N ММ-6-03/404@, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11).
Сложившаяся арбитражная практика по вопросу использования факсимильной подписи на первичных документах достаточно противоречива.
Так, в ряде случаев суды указывали, что использование факсимиле на первичных документах неправомерно, поскольку законодательство о бухгалтерском учете не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13). Однако следует учитывать, что приведенные решения в основном касаются споров о возмещении сумм НДС и подписания счета-фактуры, порядок оформления которого регламентируется налоговым законодательством (ст. 169 НК РФ). Тем не менее даже и по таким спорам бывают противоположные решения судов (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 N А42-4217/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 N А82-6555/2006-37, ФАС Поволжского округа от 26.03.2009 N А55-6067/2008). Порядок же оформления актов выполненных работ налоговым законодательством не регулируется.
В известных случаях рассмотрения споров об оформлении актов приемки выполненных работ суды признают возможность использования факсимиле на таких документах. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 25.06.2007 N КГ-А40/5478-07 судом установлено, что факсимильная подпись генерального директора на накладной была поставлена по его распоряжению и возражений со стороны контрагента в рассматриваемой ситуации не последовало.
Еще в одном постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Вышеприведенная арбитражная практика показывает, что использование факсимильного воспроизведения подписи на актах приема-передачи выполненных работ может быть предусмотрено договором, но это не исключает риск предъявления претензий со стороны налоговых органов и в таком случае правомерность его применения придется отстаивать в суде.

Тема: Факсимиле на актах выполненных работ

Статья 9, пункт 2:
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

О печати и факсимиле на документах

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. В редакцию Системы Главбух уже приходят вопросы, как теперь работать без печатей. Ответы читайте в этом спецобзоре.

Право подписания доверенностей не может быть передано какому-либо лицу по приказу или иному локальному акту. Законодательство и судебная практика относят это полномочие к исключительной компетенции руководителя (с. 185.1 ГК РФ, Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2010г. № КГ-А40/10694-10 по делу №А40-172646/09-137-1250, постановление ФАС Московского округа от 29.12.2008г. №КГ-А40/12534-08-п).

Перечень документов на которые допускается факсимильная печать

• Относительно чеков, предназначенных для выплаты пенсий — Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520;
• Относительно договоров, доверенностей от имени определенного лица — Гражданский кодекс Украины.

Факсимиле на сегодняшний день является не только статусной вещью, но и дает возможность быстро оформлять различные хозяйственные сделки, вести руководителю свою деятельность максимально оперативно. Между этим, пользуясь факсимиле , или как еще говорят факсимильной подписью , руководителям также следует помнить о законодательных требованиях к оформлению документов. Итак, речь пойдет о некоторых ограничениях при использовании факсимиле при подписании первичных документов.

Факсимильная подпись на документах: что это такое, использование и юридическая сила

Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины — излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.

Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Подписание актов выполненных работ при помощи факсимиле

1. В отличие от общей нормы (см. коммент. к п.1 ст.609) договор аренды здания или сооружения заключается лишь в простой письменной форме (см. ст.160, 161) в виде одного документа независимо от того, кто является участником отношений — юридическое лицо или гражданин, на какой срок аренды договариваются стороны — короткий или длительный.
Договор должен быть подписан сторонами без использования факсимиле либо иного аналога собственноручной подписи. Соглашение сторон не может изменить это правило, установленное законом.
Нарушение простой письменной формы сделки влечет в данном случае, в силу прямого указания в настоящей статье, ее недействительность независимо от суммы сделки и участников договора.

Кстати говоря, «оборотной стороной медали» является другой метод, с помощью которого поставщики пытаются выйти из положения, связанного с невозможностью проставления личной собственноручной подписи генерального директора и главного бухгалтера на всех счетах-фактурах (при их значительном количестве). Речь идет о возможности использования при оформлении счетов-фактур штампов с факсимильным изображением подписи руководства. На практике многие предприятия, особенно крупные, в чьем документообороте количество выдаваемых счетов-фактур исчисляется тысячами и даже десятками тысяч, стремятся не делегировать полномочия по подписанию этих документов другим сотрудникам. Вместо этого изготавливаются факсимиле необходимых подписей, которые в неограниченном количестве проставляются на исходящей документации, включающей не только счета-фактуры, но и акты сдачи-приемки, накладные и т.п.
Однако в результате, к сожалению, страдает покупатель, так как полученные им документы формально не имеют юридической силы. Причем это как раз тот случай, когда сказанное в равной степени относится и к бухгалтерским первичным учетным документам, и к счетам-фактурам. Дело в том, что в пункте 2 «ж» статьи 9 Закона о бухгалтерском учете сказано о необходимости наличия личных подписей, а пункт 6 статьи 169 НК РФ требует, чтобы счет-фактура подписывался руководителем и главным бухгалтером. Проставление вместо этого факсимильного оттиска свидетельствует о нарушении положений законодательства, так как тем самым не достигаются основные цели визирования документов уполномоченными лицами. Во-первых, отсутствует подтверждение правомерности (иными словами — одобрение) факта совершения операции, которая оформлена соответствующим документом, а во-вторых, не происходит принятия на себя ответственности лицами, на которых такая ответственность (пусть даже в отдельных аспектах) возложена законодательством.
Такую позицию разделяют налоговые органы и Минфин России. Например, в письмах МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404, от 24 июля 2001 г. N 03-4-09/2189/34-х127 и письме Департамента налоговой политики Минфина России от 27 апреля 2001 г. N 04-03-11/69 прямо указано следующее. При оформлении счетов-фактур «использование электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя организации, главного бухгалтера и печати организации не допускается». Несмотря на сравнительную давность упомянутых писем, анализ более поздних документов такого рода позволяет заключить, что позиция контролирующих инстанций не изменилась. Так, аналогичные разъяснения можно найти в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 мая 2004 г. N 04-02-05/2/28, где возможность замены «рукописной» подписи ее аналогом связывается только с соблюдением условий пункта 1 статьи 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Однако, повторим, ответственность продавца (поставщика) за нарушения в оформлении счетов-фактур законодательством не установлена, а проблемы в связи с отступлением от требований нормативных актов возникают у его контрагентов, которые порой не в состоянии повлиять на действия поставщика. Особенно ярко это проявляется во взаимоотношениях с монополистами, в частности, оказывающими услуги транспорта, связи, энергоснабжения. Добиться от них выставления документов с «живыми» подписями и печатями практически невозможно. Так что почти любая организация, систематически формирующая по данным категориям расходов налоговые вычеты по НДС, подтвержденные дефектными счетами-фактурами, сознательно идет на риск: при проверке инспекторы с формальных позиций могут объявить вычет неправомерным.

Редактирование макет а Акта об оказании услуг

Вывела на печать акт, нажала изменить макет, увеличила высоту одной из строк, объединила необходимое количество ячеек в одну — по размеру печати, в свойствах этой большой ячейки добавила рисунок — скан печати в *png.
Открываю макет на просморт — печать, подпись есть, но если открываю по кнопке печать из реализации — пустота (((

Вывела на печать акт, нажала изменить макет, увеличила высоту одной из строк, объединила необходимое количество ячеек в одну — по размеру печати, в свойствах этой большой ячейки добавила рисунок — скан печати в *png.
Открываю макет на просморт — печать, подпись есть, но если открываю по кнопке печать из реализации — пустота (((

Может ли руководитель подписывать платежные документы печатной формы факсимильной подписью

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимиле же представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 27 августа 2015 № 03-07-09/49478, от 1 июня 2010 № 03-07-09/33, ФНС России от 17 мая 2005 № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 № 03-1-03/210/11.

Гражданский кодекс допускает использование факсимиле, если это предусмотрено в договоре (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Сначала организации должны зафиксировать в договоре условие об использовании факсимиле. В договоре о применении факсимиле должны быть обычные подписи. Затем факсимильные подписи можно ставить на договорах, которые заключают организации, счетах или других документах.

Факсимильная подпись и печать на документах

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Как закрепить возможность использования факсимильной подписи по соглашению сторон? Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договор поставки (имеющий личные подписи) можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения».

Факсимильная печать на первичке, допустима ли?>

При этом в постановлении ФАС МО от 11 октября 2012 г. по делу N А41-42570/11 отмечено, что если сторонами в договоре возможность использования факсимильной подписи не предусмотрена, то факсимильная подпись на акте, даже и заверенная печатью контрагента, не является доказательством факта совершения хозяйственной операции. Поэтому при проставлении факсимиле на документах существуют налоговые риски в части:

Подобный способ решения данной проблемы прослеживается в постановлении ФАС ЦО от 10 апреля 2012 г. по делу N А48-2739/2010. «С учетом того, что налогоплательщик вместе с возражениями на акт выездной проверки представил налоговому органу подлинные документы — договоры подряда, акты приемки выполненных работ, экземпляры счетов-фактур, на которых имелись оригинальные подписи и оригинальная печать, что нашло отражение в самом оспариваемом решении о привлечении к ответственности, суд пришел к выводу о правомерности налоговых вычетов НДС», говорится в постановлении.

Вход на сайт

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994г. «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон) факт совершения хозяйственной операции должен подтверждаться первичным учетным документом, обязательные реквизиты которого определены статьей 9 Закона. Подтверждение факта выполнения работ или оказания услуг оформляется, как правило, актом выполненных работ, оказанных услуг (далее — акт), который должен иметь подписи исполнителя и заказчика. Одновременно акт служит подтверждением полноты и качества выполненных работ (оказанных услуг), используется для исчисления гарантийных сроков, защиты прав потребителей.

В случаях, когда стороны договорились не составлять акт, в договоре между заказчиком и исполнителем должен быть указан способ, которым исполнитель информирует заказчика об исполнении работы (оказании услуги). Уведомление может быть направлено заказчику по электронной почте, факсимильной связи и другими способами.

Факсимиле — что это? Печати и штампы

Таким образом, завизировать бумагу должно именно оно, так как на нем лежит ответственность за достоверность бумаги. Вместе с этим руководитель не всегда имеет возможность присутствовать при подписании тех или иных документов. На такие случаи ему следует издать отдельный приказ, в котором он наделяет соответствующими полномочиями другое ответственное лицо. Эти изменения должны быть внесены в локальные акты компании, в том числе в ее учредительную документацию.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.